用 AI 写工作邮件：清楚表达目的与下一步
用目的、收件人、背景和行动要求生成邮件初稿，并在发送前核对事实与语气。
写邮件时先明确收件人、发送目的、必要背景、希望对方采取的行动和截止时间，再让 AI 输出主题行与正文。发送前必须检查姓名、日期、附件、承诺和语气。
先准备这些真实材料
- 收件人与关系
- 邮件目的
- 必要背景与事实
- 希望对方采取的行动
- 截止时间与附件
01
一句话说清目的
先写“希望对方看完后做什么”，避免让 AI 猜测邮件目标。
02
生成短稿
要求主题行、正文和行动项，限制篇幅，不添加材料外的信息。
03
站在收件人角度检查
确认对方知道为什么收到、要做什么、什么时候完成。
可复制提示词
替换方括号和原始材料
请起草一封工作邮件。 收件人：[对象与关系] 目的：[希望邮件达成什么] 背景事实：[必要信息] 行动要求：[对方需要做什么] 截止时间：[日期或无] 附件：[文件名或无] 输出：主题行 + 150 字以内正文。 语气：礼貌、直接。 不要添加未提供的日期、承诺或附件。
交付前逐项确认
- 姓名和称呼正确
- 主题行能说明目的
- 行动要求与截止时间明确
- 附件确实存在且已添加
- 没有生成虚假承诺
动手练习 · 约 20 分钟
完成一次真实、低风险的办公任务
- 选择一封低风险日常邮件
- 先写收件人、目的和行动要求
- 生成并压缩到 150 字以内
- 人工检查后保存为模板
出现问题时这样修正
背景过多，目的藏在最后
开头先说明目的，再补最少背景。
语气要求互相冲突
选择一个主要语气，并给出收件人关系。
忘记核对附件
把附件列入发送前清单。
常见问题
AI 写的邮件可以直接发送吗？
不应直接发送。姓名、事实、日期、附件、承诺和语气都需要人工确认。
如何让邮件更简短？
限制字数，并要求只保留目的、必要背景、行动项和截止时间。
敏感邮件适合使用 AI 吗？
涉及人事、法律、财务或机密信息时，应遵守组织政策并由相应负责人审核。